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GTDって知ってる?せどりで効率よく稼ぐには?

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こんにちは。
伊藤です。

私はこの3年間、片時もGTDのことを忘れたことはありませんでした。辛い時も楽しいときもいつでもGTDが私を支えてくれました。GTDがあったから、32歳という若さで独立して、パソコン一つで仕事ができているんだと思います。

読者の皆様はGTDとは何かご存知でしょうか?

今日はまずその辺りから解説しようと思います。

そして、具体的にNozbeというツールを使って、私がどんな思考法をしているのか?どうやってタスクを拾い出して、抜け漏れ重複なくタスクをこなしているのか?こういったことをご紹介しようと思っています。

GTDってなに?

GTD: Getting Things Done

デビット・アレンが著書 Getting Things Done (邦題:仕事を成し遂げる技術ーストレスなく生産性を発揮する方法)の中で提唱している、個人向けのワークフロー管理手法です。

仕事をしているとき、以下のように考えることはないでしょうか?

  • どの作業から手を付ければよいか分からない。
  • 次にどの作業をすればいいんだっけ?
  • 優先順位が高いものはどれだったかな?
  • 他に何かやり忘れたことは無いかな?
  • 急ぎの仕事が来たけど、どっちを優先してやればいいんだろう?

実はこれって、全て生産性を下げているんです。

人間は今まさに行おうとしている作業に集中しないと、生産性が著しく下がってしまいます。頭の中のタスクを棚卸しできていないので、いつもいろいろ考えながら作業をしてしまいます。

GTDの基本は、頭の中から一度やりたいこと・やるべきことといったタスクを全て書き出すことから始めます。次にこのタスクの仕分け・優先順位付けを行います。

  1. 書き出す
  2. 仕分ける
  3. 整理する
  4. 見直す
  5. 実行する

この5つのステップでGTDを行います。
次にこの5つのステップそれぞれについて解説したいと思います。

 

ステップ1:書き出す

  • 上司から指示されたこと
  • やらなければいけないこと
  • 相談されたこと
  • 気になっていること
  • やりたいこと
  • やったほうが良いこと

こういった頭の中にあるモヤモヤしていることを、全て紙に書き出します。後述するアプリを使う方法がありますが、慣れないうちは一度紙に書き出すことをおすすめします。

 

ステップ2:仕分ける

ステップ1で書き出したタスクの仕分けを行います。

  • すぐやるもの
  • 期限管理が必要なもの
  • 自分でやる必要がないため、誰かに依頼するもの
  • そもそもやる必要が無いもの

こういった観点でタスクの仕分けを行います。

ポイントはすぐやるものはこの段階で処理してしまうことです。

 

ステップ3:整理する

ステップ2で仕分けしたタスクを、自分のスケジュール帳・システム手帳・タスク管理ツール・アプリに入れ込みます。この際に、作業時間・作業場所・作業方法といった観点で整理すると良いでしょう。

私の場合は、作業時間ごと(5min,30min, 1h以上)といったタスクに要する時間ごとにフォルダ分けして、収納しています。

 

ステップ4:見直す

  • 本当に実行可能か?
  • タスクの粒が大き過ぎないか?
  • もっと細分化できるものはないか?
  • 本当にやる必要があるか?

こういった観点でタスクを見直します。

ステップ5はいよいよ「実行」ステップなのですが、ここでタスクは書いてあるが具体的に何をやればよいか分からない状態、こんな状態になってしまうのはNGです。

今一度タスクを見直して、すぐに実行可能なタスクかどうか見直しを行ってください。

 

例えば、「企画書を作成する」といったタスクは大粒過ぎます。これではステップ5で具体的に何から取り掛かったらよいか分かりません。

この企画書を作成するといったタスクを分解すると次のようになります。

 

  • 企画書のアウトラインをブロックメモに下書きする
  • 手書きしたアウトラインを課長に見せる
  • 必要であればアウトラインの手直しをする
  • 必要な資料をネットで収集する
  • 経理部にデータを貰うためにメールで依頼する 返信期限:明後日
  • pptで企画書を作成する
  • 企画書たたき台を上司に確認してもらう
  • 必要に応じてたたき台の修正

 

このようにきちんとタスクを細分化して、整理して、見直しできていれば、次のステップ5で具体的に何を行動すればよいか?タスクを見ただけでイメージできると思います。

 

ステップ5:実行する

あとはタスクをひたすら一心不乱に実行するだけです。

ここまでの4つのステップは、いかに迷いなくタスクを実行するか?そのためのステップといえます。このステップ5のために、今までの4ステップがあると言えます。

ひたすらタスクをこなしていくと、ゲームをクリアしているときに得られる爽快感のような心地よさを得ることができます。

 

実際にGTDを行うにはどんな方法があるの?

  • 手書きする
  • エクセルを使う
  • アプリを使う

大きく分けるとこの3種類の方法があります。

手書きする場合はこのように、どんな紙でも良いのでひたすらタスクを手書きして書き出していきます。
書き出したらまた違う紙に、仕分けしたタスクを清書していきます。
タスクが完了したら、赤ペンで線を引いてタスク完了とします。

エクセルの場合も基本的には同じです。
一つのシートにタスクをどんどん書き出していきます。
書き出したら違うシートに仕分けしたタスクを転記していきます。

 

どうですか?
何かタスク処理を行うというタスクが加わったように感じませんか?

GTDを使ってタスク処理を行いたいのに、そのために一仕事増えてしまっている感じがします。私も最初は手書きでGTDをしていたのですが、タスク管理のためのタスク処理を行う気にはなれずに、一度GTDをやめてしまっていたんですね。

 

そんなときに出会ったのが、最強のタスク管理ツール

 

Nozbe

でした。

 

Nozbeを使ってGTDを加速しよう

Nozbeってなに?

  1. 収集
  2. 処理
  3. 整理
  4. 見直し
  5. 実行

GTDの基本であるこの5つのステップを行うことができる、タスク管理ツールです。

米国発のツールですが、ウェブサイト・アプリの日本語化は完全に行われていますので、操作に迷うことはありません。

手書き、エクセル、Toodledo、その他のGTDアプリをこの5年間でいろいろ試しましたが、その中で伊藤さんが最も直感的に操作でき、ストレスフリーでGTDを行えるアプリとして太鼓判を押せるのが、このNozbeになります。

 

有料or無料どっちがいいの?

伊藤さんは無料プラン・Solo/Duo・Small Business の3つのプランを試してみたことがありますが、はっきり言って無料プランで十分だと思います。

今現在もNozbeを愛用していますが、もちろん無料プランです。

無料プランで制限されるのは、プロジェクトが5つまでしか登録できないといったことですが、私のタスク分類の場合はプロジェクトは5つあれば十分です。

また無料プランでも登録できるタスク数には上限が無いことから、十分無料プランでも使用できます。アプリによっては、無料プランだと登録できるタスク数に上限を設けているものもあるため、Nozbeは非常に良心的だと言えます。

 

Nozbeの無料プランを申し込む際は、上記赤枠から申し込んでください。
見落としやすいのでご注意ください。

月額880円のSoloプランにまずは申し込んで、無料プランにダウングレードすればOKです。Soloプランも30日間無料なので、0円でSoloプランからダウングレードして無料プランを使い始めることができます。

 

Nozbeで出来る3つのこと

実際にNozbeで出来ることをご紹介します。

  • タスクの書き出しから、実行管理までGTDの5ステップの全て
  • スマホ・タブレット・PCでシームレスに利用することができる
  • メールからのタスク追加

他にも以下のようなことができます。

  • Evernoteとの連携
  • Google Calendarとの連携
  • チームメンバーとグループでタスク処理を行う

非常に多機能ですが、私はシンプルにタスク処理のみを行いたいので、この3つは使っていません。あくまでも最初の3つ(GTD5ステップ・スマホ連携・メールからのタスク追加)のみを使っています。

 

実際に私のNozbeの画面をお見せいたします。

ステップ1:書き出す

Inboxにどんどんタスクを書き出していきます。

ステップ2:仕分ける

ステップ3:整理する

まず、やる必要が無いタスクは消していきます。

次にすぐにできるものは、スターマークを付けてその場でタスクを処理していきます。

伊藤さんの場合は、ステップ2とステップ3は、ここで一度に行ってしまいます。

最後に残ったタスクを仕分けします。
私の場合はプロジェクトを次の5つに設定しています。

  • 5min
  • 30min
  • 1時間以上かかる
  • Waiting Response
  • ペンディング

Inboxのタスクを、タスクの見込所要時間で分類して、プロジェクトに格納していきます。タスクをクリックしてドラッグ&ドロップすれば、左側のプロジェクトに格納することができます。

ステップ4:見直す

もう一度Nozbe全体を見渡して、抜けたタスクが無いか・重複しているタスクは無いか点検します。

ステップ5:実行する

一心不乱にタスクを実施します。
実施したら丸の部分をクリックして、チェックを入れます。
タスクを実施していくと、下に完了済みのタスクがどんどん溜まっていきます。

これが非常に爽快感があって楽しいです。

 

Nozbeがあったから、ここまで来れました

伊藤さんは29歳まで、とあるメーカーでエンジニアをしていました。

そのメーカーで海外長期出張を体験させてもらったんです。出張自体は3ヶ月くらいで終わったんですが、帰国してからも海外の方と仕事をする魅力にすっかり取り憑かれてしまっていました。

思い切って退職して、海外と関われる仕事を探したんですね。

その後とある中小メーカーの貿易課長として転職したんです。中小企業なので人材もたくさん居るわけではなく、私のアシスタントに貿易事務をやってくれる方はいましたが、私の上司は誰もいない、社長からは「じゃあ売上伸ばしてきてね」っていう感じでした。

もうすごいプレッシャーでしたね。期待して私を採用してくれたのはいいですけど、当時の私は英語がカタコトで話せて、英文メールはなんとかタイプできるくらいでしたので。

 

  • 毎日新しいことを勉強しないといけない
  • アシスタントに指示を出さないといけない
  • 新しい顧客開拓のための戦略を立案しないといけない
  • 依頼していた仕事どうなったかな?
  • 今月の売上いくらだったかな?集計したんだっけ?

こんなことをいつも考えていました。
当然、作業が手につくはずはありません。

 

そんなときに出会ったのが、GTDです。
最初は手書きでやってたんですが、タスクを書き出していった途端、
頭の中が非常にスッキリした爽快感は今でも覚えています。

 

その後、雑誌でNozbeのことを知って、使い始めました。
もうその日のその瞬間の仕事に迷うことは無くなりましたね。

難しい仕事も細分化して、タスクとしてNozbeに放り込めば、あとはタスクをこなしていくだけで終わらせることができる。Nozbeを信頼して仕事をしていったんです。

 

そうしたら転職した当時1億円だった海外向けの売上が、3年後に私が退職する際には3億円にまで大きくなっていました。

海外顧客を開拓するためにタスクを細分化して、JETROとコネクションを作って、海外顧客リストを作って、メールして、英文ウェブサイトを立ち上げて、英語の販促資料を用意して、こういったことも全部Nozbeがあったからできたんだと思っています。

 

Nozbe本当にオススメです。

 

GTD思考はせどり向き

ボクはせどりって非常にGTD向きの仕事だと思います。理由はひたすらタスクの連続だからです。

  • ラベル剥がし
  • 写真撮影
  • 段ボール買い出し
  • 集荷依頼
  • 外注さんへ作業内容指示

せどりには、こんなタスクがひたすら山積みになっています。おそらくこの記事をお読み頂いている皆様は、紙に書いたり付箋を使ったりいろいろ工夫してタスクを忘れずに消化しているものと思います。

ボクはこういったせどり関連のタスク管理も全てNozbeでやっています。Nozbeを使えば無駄な作業を一切行わず、自分が今本当に必要なタスクに集中することができます。余分なことをあれこれ考えなくなるので、無駄な時間(何も生産していない時間)もグッと減らすことができます。

 

せどりをやる中で、やるべきこと忘れてします、やることが多すぎて何から手を付けたら良いか分からない、といった悩みをお持ちの方は、是非GTDを試してみてくださいね。

Nozbeというアプリを使えば簡単にGTDを行うことができますよ!

 

まとめ

この記事ではGTDというタスク管理の考え方・使い方について解説を行いました。

「せどり」は非常にタスクが山積しやすい仕事だと思います。是非GTDの考え方をせどりにも導入して、売上拡大を図っていきましょう。

GTDはNozbeを使えば簡単に始めることができますよ!もちろん無料機能で十分ですので、気楽に一度試してみてくださいね。分からないことがあればお問い合わせフォームから何でも質問くださいね。

それでは。

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